Reducir el consumo de papel puede limpiar el desorden, agilizar las operaciones y más. Crédito de la foto: Shutterstock
Cuando administra un negocio, seguramente esté buscando todas y cada una de las formas posibles de racionalizar las operaciones, reducir costos y ahorrar un tiempo precioso. ¿Has intentado avanzar cara un negocio sin papel? Las ventajas de no usar papel en la oficina pueden sorprenderlo.Beneficios de no utilizar papel en la oficinaLas ventajas de un negocio sin papel van alén de las implicaciones ambientales. Acá existen algunas razones por las que puede buscar soluciones de oficina sin papel.1. Reduzca la afluencia de correoClasificar las pilas de correo es posible que no te quite horas de tu día, mas sin embargo lleva mucho tiempo. Y cuando haya terminado de clasificar su correo, debe tirarlo, triturarlo o archivarlo.¿No preferirías reducir la cantidad de correo que recibes en primer lugar?Puede optar por no recibir copias en papel de documentos importantes como extractos bancarios, facturas e incluso facturas. En cambio, puede pedir recibir estados de cuenta por e-mail o a través de una cuenta online.Reducir la cantidad de correo que recibe asimismo añade otra capa de seguridad. No necesita preocuparse de que el correo sea detenido o bien de que extravíe documentos esenciales.dos. Adecentar el desordenNo creo que a nadie le guste el desorden. Es por eso que tenemos limpieza de primavera, ¿verdad?? Cuando no emplea papel, puede aliviar una parte de la desorganización y el caos que acarrean los archivos en papel.Los ficheros digitales ocupan menos espacio que los archivadores que se extienden por el espacio de su oficina. Y en el momento en que suprima una parte del espacio dedicado a los registros en papel, posiblemente tenga más acceso a la información.tres. Tener acceso a todo a su alcance¿Cuándo vence mi factura? ", Pregunta su cliente del servicio. Si necesita mirar a través de cajas de zapatos llenas de documentos arrugados para hallar la contestación, quizá sea hora de emplear un sistema del archivo sin papel.Con los sistemas comerciales sin papel, no necesita clasificar montañas de papeleo para localizar documentos. Si emplea un sistema de archivo basado en la nube, puede acceder a los datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Por poner un ejemplo, si emplea un software de contabilidad on line, puede actualizar sus libros en cualquier instante que desee, desde cualquier lugar que desee.Los sistemas sin papel pueden hacer que la obtención de información del cliente del servicio sea más rápida y alcanzable. Y puede enviar campañas de e-mail personalizadas a los clientes del servicio en vez de mandar promociones por correo.Cuando efectúa operaciones bancarias on line, no está limitado por el horario bancario. Tiene acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, a sus cuentas, lo que le permite ver los saldos de las cuentas y pagar las facturas en cualquier instante que lo necesite. Esto también le ahorra tiempo por el hecho de que no necesita llamar cada vez que precisa contrastar fondos.4. Trasferir conocimiento entre empleadosCompartir conocimiento entre su personal es una parte clave para tener un negocio triunfante. Pero cuando todo está garabateado en las tarjetas, la transferencia de conocimiento puede ser difícil.El empleo de herramientas de cooperación digital no solo reduce el papel en la oficina, sino puede facilitar el intercambio de conocimientos y la circulación de información. Esto puede progresar el trabajo en equipo, fomentar la innovación y eludir el acaparamiento de conocimientos.Las herramientas online dejan a los empleados compartir documentos, carpetas y proyectos usando un sistema eficaz. Los empleados pueden colaborar en la nube en lugar de aguardar a que sus compañeros les entreguen archivos en papel.cinco. Reciba los pagos del cliente del servicio más rápidoSi extiende crédito a los clientes, precisará facturarlos en un momento o bien otro. En sitio de mandar facturas en papel, puede cambiar a facturas electrónicas, ahorrándole dinero en papel, sobres y franqueo. Además del ahorro de costos de los suministros, también existe la posibilidad de que pueda apresurar el pago.Cuando envía una factura por correo, probablemente su cliente del servicio la reciba de inmediato, lo que podría acelerar su pago. Si usa un software que le permite crear y rastrear facturas, puede manejar las facturas impagas de forma más eficiente mandando solicitudes de seguimiento de pago, cuando corresponda.Tenga en cuenta que la
factura electronica podría no funcionar para todos y cada uno de los clientes del servicio. Algunos clientes del servicio prefieren recibir facturas físicas. Debe tener una opción que deje a los clientes del servicio optar por no recibir la facturación electrónica si de esta manera lo prefieren.6. Agilizar las responsabilidades del dueño del negocioRetener y remitir impuestos es una labor de la que no se puede escapar el dueño de un negocio. Independientemente de su estructura comercial, debe impuestos al gobierno. Y si tiene empleados, va a deber todavía más impuestos.Para facilitar sus responsabilidades de pago de impuestos, puede darse de alta en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). El empleo de EFTPS es gratis y simplifica sus pagos de impuestos. Y puede acceder sencillamente a su historial de pagos.Busque alternativas digitales a otras responsabilidades del dueño del negocio. Por poner un ejemplo, puede pedir un EIN (Número de identificación del empleador) on line en vez de presentar un Formulario SS-cuatro en papel. Cuando presenta una solicitud online y es aprobado, el IRS le da inmediatamente su EIN. Pero cuando mande por fax o correo el Formulario SS-4, no va a recibir su EIN por días o bien semanas.
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